Среднесписочная численность ппп формула. Списочная численность работников: что это и как рассчитать

Среднесписочная численность сотрудников – параметр, применяемый в статистическом учете. Он используется и для налогового контроля.

Руководители предприятий или бухгалтеры, сталкиваясь впервые с расчетом среднесписочной численности работников, задают различные вопросы. В статье будут рассмотрены некоторые из них. Каким образом сдавать отчетность? Какие сроки установлены для этого? Какие формулы применяются? Все ли категории учитываются при расчетах или существуют исключения? Ответив на поставленные вопросы, бухгалтер безошибочно осуществит подсчет показателя, и вовремя предоставит отчетность в контролирующие органы.

Что это такое и для чего нужна

Среднесписочная численность работников (ССЧ) – отчет, сдаваемый в инспекцию федеральной налоговой службы до 20 января следующего за отчетным года.

Отправка происходит ежегодно. Эти положения закреплены в Налоговом Кодексе РФ (статья 80 пункт 3).

Если ССЧ за предыдущий год составила более 100 человек, отчет сдается только в электронном виде. Компании предоставляют отчетность вне зависимости от количества работников.

Если не сдать отчет о среднесписочной численности работников, то это грозит штрафными санкциями. Штраф составит 200 рублей (Налоговый Кодекс РФ пункт 1 статья 126), а директора или главного бухгалтера ожидает штраф 300 — 500 рублей. Штраф небольшой, но компания из-за отсутствия данных о ССЧ может лишиться налоговых льгот или будут пересчитаны налоги, то есть будут: дополнительное его начисление, последуют пени и штрафы. После оплаты штрафа, компания все равно обязана предоставить отчетность о численности сотрудников.

Где используются сведения о среднесписочной численности работников:

Заполнение отчетов :

• РСВ-1;
• 4-ФСС;
• форма N ПМ;
• форма N МП (микро).

Подтверждение или получение льгот :

• налог на прибыль;
• право применения УСНО;
• имущественный налог;
• земельный налог.

Учет сотрудников

• внешние совместители (учитываются отдельно);
• заключившие гражданско-правовой договор;
• работающие за рубежом (без сохранения заработной платы);
• учредители, не получающие заработную плату;
• адвокаты;
• военнослужащие при исполнении службы;
• подавшие заявление об увольнении;
• прекратившие работу, не предупредив руководство;
• находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• в декретном отпуске;
• работающие по ученическому договору, которым выплачивается стипендия;
• обучающиеся с отрывом от производства.

В ССЧ персонала учитываются фактически работающие и отсутствующие по разным причинам. Целые единицы сотрудников, которые учитываются в списочной численности:

• явившиеся на работу;
• не работающие из-за простоя;
• находящиеся в командировках (в том числе и за границей)
• заболевшие (в соответствии с больничным листом);
• выполняющие государственные обязанности;
• работающие неполный рабочий день;
• работающие во время испытательного срока;
• работники-надомники;
• имеющие звания;
• учащиеся с отрывом от производства при сохранении заработной платы;
• студенты-практиканты, при условии зачисления на должность;
• находящиеся в учебном отпуске при сохраненной им заработной плате;
• находящиеся в очередных ежегодных или дополнительных отпусках;
• имеющие выходной;
• замещающие отсутствующих работников;
• находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы;
• участвующие в забастовках;
• граждане других стран, работающие на территории Российской Федерации;
• работающие вахтовым методом;
• не явившиеся на работу по причине прогула;
• находящиеся под следствием.

К пункту «принятые на неполный рабочий день» не имеют отношения граждане, для которых на основании российского законодательства закреплен сокращенный трудовой график. К ним относятся:

• граждане до 18 лет;
• сотрудники, работающие на вредных и химических производствах;
• сотрудницы, для которых утверждены перерывы для кормления;
• женщины, занятые в сельской местности;
• инвалиды 1 и 2 групп.

Следует принять во внимание несколько положений:

• Сотрудник, который получает вознаграждение за работу, находясь на 0,5 ставки или на двух (количество не важно), учитывается как целая единица (1 человек).
• Сотрудник, являющийся внутренним совместителем, учитывается как 1 человек.
• Наемный сотрудник, работающий в рамках гражданско-правового договора, а также находящийся в штате этой же организации (по основному договору), учитывается как 1 человек.
• Сотрудник занятый неполный рабочий день по инициативе работодателя учитывается 1 человек.

Расчет среднесписочной численности работников

За месяц

ССЧ персонала за отчетный период — это средний показатель, который базируется на среднесписочной численности за все месяца. Надо рассчитать ССЧ за каждый месяц требуемого периода.

Формула расчета:

ССЧ за месяц = ССЧ полный день + ССЧ неполный день

Параметр для сотрудников, которые работают полный рабочий день, определить не сложно. Делается это по следующей формуле:

ССЧ полный день = Общая СЧ / Количество календарных дней

ССЧ сотрудников, которые работают неполный день, вычисляется иначе. Сначала рассчитывается общее количество человеко-дней, которое было отработано сотрудниками. Этот параметр необходимо умножить на число календарных (отработанных) дней. Дни, которые сотрудник отсутствовал (больничные, прогулы, отпуска), принимаются за количество часов предыдущего трудового дня:

Число человеко-дней = Отработанные часы / Норматив продолжительности рабочего дня

Формула для расчета среднесписочной работников, занятых неполный рабочий день выглядит следующим образом:

ССЧ неполный день = Сумма человеко-дней / Количество календарных дней

Таблица по нормативной продолжительности дня:

В качестве списочной численности сотрудников за выходные и праздничные дни принимают данный показатель за предыдущий рабочий день.

Пример расчета

В компании «Омега» шесть работников в апреле были заняты на работе неполный рабочий день:

• пять сотрудников отработали по 2 часа в день, каждый из них по 22 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,25 человека (2 ч при установленном нормативе для 40-часовой неделе 8 ч);
• один работник отработал по 6 часов в день в течение 22 дней. Этот работник учитывается как 0,75 человека (6 ч при установленном нормативе для 40-часовой неделе 8 ч);
• средняя численность занятых неполный рабочий день, составила 2 человека (0,25 * 22 + 0,25* 22 + 0,25 * 22 + 0,25 * 22 + 0,25 * 22 + 0,75* 22) / 22 рабочих дня в апреле).

Всего работников, которые заняты в компании полный рабочий день 28 человек.

В этом случае расчет среднесписочной численности сотрудников за месяц составит 30 человек = 28 + 2.

За квартал

Квартальная ССЧ сотрудников получается путем сложения среднесписочной численности работников за месяцы работы, которые входят в квартал и деления на 3 (месяцев). Приведем формулу:

ССЧ квартал = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3) / 3

Пример

Компания «Омега» имела среднесписочную численность работников в апреле 491 человек, в мае - 486 человек и в июне - 499. Среднесписочная численность сотрудников за II квартал составила 492 человека ((491 + 486+ 499) / 3).

В случае неполной работы в квартал, то ССЧ определяется суммированием за месяцы функционирования в квартале и деления на 3.

За год

Годовая ССЧ сотрудников получается путем сложения среднесписочной численности работников за месяцы работы и деления на 12 (месяцев). Представим в виде формулы:

Годовая ССЧ = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3 + … + ССЧ месяц 12) / 12

Если компания функционировала неполный год (например, была создана в марте), то ССЧ сотрудников рассчитывается как сумма среднесписочной численности за каждый месяц работы, поделенная на те же 12 месяцев.

Пример расчета

Компания «Омега» имела среднесписочную численность работников:

• Январь – не функционировала
• Февраль – 20
• Март – 23
• Апрель — 30
• Май – 32
• Июнь – 34
• Июль – 36
• Август – 45
• Сентябрь – 42
• Октябрь – 42
• Ноябрь – 38
• Декабрь – 42

Среднесписочная численность равна 31 человеку: (0+20+23+30+32+34+36+45+42+42+38+42) / 12. Такой результат получился потому, что мы сложили все среднесписочные за указанный период и разделили на 12 месяцев.

Таким же образом можно высчитывать ССЧ для полугодия или девяти месяцев:

ССЧ за полугодие = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3 + … + ССЧ месяц 6) / 6

ССЧ за 9 месяцев = (ССЧ месяц 1 + ССЧ месяц 2 + ССЧ месяц 3 + … + ССЧ месяц 9) / 9

Как округлить

Иногда при подсчете ССЧ может быть получено не целое число, в этом случае число округляется. Отчет в ИФНС не подразумевает наличие десятых или сотых долей. Правильное округление будет следующим:

• если после запятой получена цифра 5 или больше, число перед запятой увеличивается на единицу.
• если после запятой получена цифра меньше 5, число остается прежним, дробная часть опускается.

Расчет для ПФР и ФСС

Для предоставления сведений в Пенсионный фонд (отчет РСВ 1) и Фонд социального страхования (4-ФСС) также требуется указывать среднесписочную численность. Отличие расчета заключается в том, что здесь учитываются внешние совместители и сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам.

В статье были рассмотрены примеры и приведены формулы по расчету среднесписочной численности работников. Подробно разъяснены нюансы, которые учитываются при подсчете, отличие отчетов в ПФР и ФСС от ИФНС. Таким образом бухгалтеру с любым уровнем подготовки несложно сделать расчет среднесписочной численности сотрудников своей организации.

Видео — разъяснения о порядке подачи сведений о среднесписочной численности:

Необходимы в расчетах налогов. От нее зависит, каким способом компания представит отчетность в налоговую. Например, если вы — индивидуальный предприниматель или организация, в которой официально трудятся больше 100 человек, вы не можете сдавать декларации на бумаге и применять «упрощенку» или единый налог на вмененный доход.

У формы отчетности РСВ-1 иное ограничение: ее нельзя сдавать на бумажном носителе, если в компании среднесписочная численность превышает 25 человек включительно.

Само значение ССЧ может быть регламентировано. Так, у ИПшников на патенте среднесписочная численность не может превышать 15 человек, вне зависимости от вида их деятельности.

Бухгалтер встречается с терминами «среднесписочная численность», «средняя численность», «количество застрахованных лиц» в отчетах по сотрудникам. Давайте разберемся с основными понятиями, затем рассмотрим особенности указания численности в различных отчетах.

Итак, ССЧ и среднюю численность (СЧ) можно рассчитать по правилам, отраженным в Указаниях, утвержденных Приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428.

Средняя численность — более широкое понятие. Она включает в себя:

• среднесписочную численность работников;
• среднюю численность тех, кто работает по внешнему совместительству;
• среднюю численность работников, работавших по договорам ГПХ .

Чаще всего используется и вызывает большое количество вопросов расчет ССЧ за конкретный период времени. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за период в несколько месяцев, сначала считается среднее арифметическое от суммы ежемесячных ССЧ. Чтобы рассчитать среднесписочную численность за конкретный месяц, нужно:

1. Посчитать за все календарные дни месяца в отдельности количество работников на «полном рабочем дне». В это количество не входят лица, не подлежащие включению в среднесписочную численность (п. 80 Указаний), и внешние совместители. Зато здесь учитываются как фактически находящиеся на работе сотрудники, так и отсутствующие на работе по различным причинам (отпускники, командированные, находящиеся на больничном). В выходные и праздничные дни численность работников такая же, как и в последний рабочий день до этого.
2. Сложить результат за каждый отдельный день месяца и поделить на количество дней в месяце.
3. Добавить среднюю численность работников, работающих согласно договору по неполному графику (расчет выполняется отдельно, см. ниже).
4. Полученный результат нужно округлить.

Если предприятие не проработало полный месяц, за который рассчитывается ССЧ, то суммируется количество работников только за рабочие дни, и эта сумма делится на общее количество дней в этом месяце.

Для расчета ССЧ не считаются работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, и работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы в связи с обучением в образовательных учреждениях или поступлением в них, в тех случаях, когда такой отпуск предоставлен в соответствии с законом.

Расчет средней численности работников с неполным рабочим днем выполняется так:

1. Определяется сумма отработанных дней по каждому работнику отдельно:

Сумма = Кол-во отработанных человеко-часов в месяце / Длительность рабочего дня

При этом за дни отпуска, болезни, неявок (приходящихся на рабочие дни) в число отработанных человеко-часов условно включены часы по предыдущему рабочему дню.

2. Определяется за отчетный месяц средняя численность работников, которые заняты не полностью:

ССЧнеполн = Кол-во отработанных человеко-дней / Кол-во рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Полученный результат участвует в расчете ССЧ за месяц: суммируется со средней численностью работающих полный рабочий день, затем округляется до целого числа.

СЧ работников (включая граждан иных государств), работавших и оказывавших услуги согласно договорам ГПХ, за месяц исчисляется по методу определения ССЧ. Эти работники не учитываются в ССЧ, но учитываются в средней численности. Подобные работники учитываются как целые единицы за каждый календарный день, пока действует договор, вне зависимости от сроков выплаты им зарплаты (вознаграждения). Для выходного или праздничного (нерабочего) дня принимается численность работников за последний предшествующий ему рабочий день.

СЧ работников, которые используют внешнее совместительство, считается согласно порядку определения СЧ лиц, работавших неполное рабочее время.

ССЧ в отчете по форме ССЧ

Этот отчет совсем простой, содержит только общее значение ССЧ, рассчитанное в соответствии с Указаниями .

ССЧ в отчете 4-ФСС

С начала 2016 года в форме 4-ФСС на титульном листе в поле «Среднесписочная численность работников» указывается ССЧ, которую нужно рассчитывать согласно вышеупомянутым Указаниям. В поле «из них женщин» — ССЧ, рассчитанная только по женщинам. При этом те, кто находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком в этом списке не учитываются. Эта схема отличается от той, что применялась в 2015 году.

Количество застрахованных и ССЧ в отчете РСВ-1

В отчете РСВ-1 на титульном листе есть два поля, касающиеся численности сотрудников:

1. Количество застрахованных лиц, на которых представлены сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и/или страховом стаже

Тут нужно указать общее количество застрахованных лиц в соответствии с количеством работников, указаны в разделе №6 (он заполняется на каждого).

1. Среднесписочная численность

Здесь указывается ССЧ работников компании или ИП. Расчет производится по общим правилам, в соответствии с Указаниями .

Численность в отчетах в органы статистики

В отчетах по формам П-4, П-5 и других статистических отчетах показатели численности заполняются одинаково, в соответствии с данными Указаниями . Собственно, эти указания и предназначались изначально для заполнения этих форм.

Расчет СЧ или ССЧ — не единственное, что нужно для правильной отчетности. С онлайн-сервисом Контур.Бухгалтерия отчитаться будет намного проще. Ведите учет в Бухгалтерии, рассчитывайте зарплату, отправляйте отчетность и избавьтесь от рутины. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Инструкция

Различают списочную работников, среднесписочную и среднюю. В списочную численность включаются все работники предприятия, заключившие и работающие на постоянной, временной (в том числе сезонной) основе. Как правило, считается в соответствии с документами первичной финансовой отчетности (табель учета рабочего времени). Учитываются все работники, даже если по какой-то причине (отпуск, дополнительный отпуск, болезнь, командировка, учеба и пр.) они отсутствовали. Численность работников в выходной или праздничный день соответствует численности предшествующего дня.

Среднесписочная численность напрямую зависит от списочной. Из нее полностью исключаются работники, находящиеся в по беременности и родам, по уходу за ребенком. Работники, работающие неполный рабочий день, учитываются пропорционально отработанному времени. Причем нужно знать, что этот пункт распространяется только на тех работников, которые работают в таком режиме по личным заявлениям. Если заявления нет, считается полный рабочий день. Не относятся к данной категории работники, которым рабочий день в соответствии с законом (кормящие мамы, если возраст работника менее 18 лет, работающие во вредных условиях труда и пр.).

В средней численности (она важна при расчете экономических показателей работы предприятия, таких как производительность труда, средняя заработная плата работников) дополнительно учитываются внешние совместители и лица, заключившие с предприятием гражданско-правовые договора. Они также считаются пропорционально отработанному времени.

Среднесписочная численность рассчитывается на определенный период: за месяц, за квартал, за , за год. Даже если в периоде отработаны не все дни, делить нужно на весь период. Так если предприятие начало работать не с первого дня отчетного периода, расчет идет на весь период: первый день работы ОАО «Эрудит» - 19 августа, численность 16 чел, среднесписочная за август будет (16чел х 13дн)/31дн = 6,7чел, т.е.7 человек.

Рассчитаем на простых примерах.

Пример 1: Считаем среднесписочную численность ОАО «Эрудит» на сентябрь. Режим работы 5-и дневная , полный рабочий день – 8 часов. В сентябре: 12 числа принято 5 человек (из них 2 человека на неполный рабочий день – один работает 4 часа, другой 6 часов); 15 числа - 1 человек уволен; 27 числа – работница ушла в отпуск по беременности и родам. Среднесписочная численность, согласно таблицы 1, составит:

560 чел-дней/31к.дн=18.06чел, т.е. 18 человек..

Пояснение к расчету работников занятости: один человек работает 4 часа, т.е. 4час/8час=0,5; второй – 6 часов, т.е. 6час/8час=0,75. Итого с 12 числа на неполном дне – 1,25 чел.

Расчет списочной численности сотрудников предприятия является одним из важных отчетов, который подается в государственные органы. Это составление статистических данных, ведение учета и тому подобные элементы, зачастую не особо понятные простому человеку. В любом случае выполнять требования законов необходимо, иначе с ним будут проблемы. Следует помнить, что важен не только сам факт подачи документа, но и правильность его заполнения, своевременность, отражение всех изменений и строгое соответствие установленным нормам.

Определение

Это количество всех рабочих какой-либо отдельной организации. Сюда входят все, включая и тех, которые работают в разных подразделениях, иных структурных единицах, выполняют свою работу в домашних условиях, приняты только на определенное время (сезон) и так далее. Абсолютно все указываются как целые числа. К примеру, даже того человека, который работает только на протяжении одного сезона, а не всего года, списочная численность предприятия будет учитывать как единицу, а не в виде 0,25. Исключение составляют те категории сотрудников, которые совмещают работу, не имеют трудового договора, или же группы лиц, работающие на основании гражданского договора.

Базовые положения

Составляться списочная численность рабочих обязана абсолютно любым предприятием, у которого есть свой собственный баланс. Оно также должно однозначно относиться к юридическим лицам. Вся информация о различных подразделениях, бригадах, лабораториях и тому подобных структурах, которые находятся в составе компании, также подаются по тем же принципам. Нужно помнить, что даже если фактически отдел не входит в состав фирмы, но формально к ней относится, он обязан фигурировать в общем отчете. Исключение составляют те подразделения, у которых есть свой баланс. Тут уже, по желанию главной структуры, они могут как предоставлять нужную информацию в центральный офис, так и передавать ее самостоятельно в территориальные органы статистики.

Процесс составления отчета разбивается по срокам. Есть месячные, квартальные и годовые разновидности. В каждом из них следует строго придерживаться того правила, что промежуток времени начинается с самого первого числа периода (даже если это выходной, праздник и так далее) и заканчивается также последней датой. К примеру, в разрезе года это будет с 1 января и по 31 декабря без каких-либо исключений. Необходимо строго придерживаться сроков сдачи документов, так как в противном случае может появиться ошибка и будет наложен штраф.

Ответственность

Как и в ситуации с абсолютно любым отчетом, который отправляется в государственные органы, при составлении этого документа всегда нужно учитывать ответственность ключевых фигур компании. Это распространенная практика, направленная на максимальную точность информации, которая предоставляется в отчете. Так, основными виновниками в случае обнаружения несоответствия становятся главный бухгалтер и руководитель отдела (структуры, подразделения и так далее). Составленная сотрудником списочная численность - это, безусловно, важный документ, и он должен быть перепроверен ответственными лицами.

Требования к отчету

В обязательном порядке документ для подачи в государственные органы должен составляться по строго установленной форме. Их существует огромное количество разновидностей, и для каждой отдельной ситуации можно подобрать идеально подходящую. Только так можно будет точно и правильно высчитать численность просто необходимо для ведения документооборота в установленном законодательством порядке. Следует помнить, что любые пометки в табеле допускается осуществлять исключительно на основании оригиналов документов. К примеру, в том случае, если сотрудник заболел, нельзя вносить изменения без больничного или используя его копию.

Ещё один важный элемент, который известен не всем, но может очень значительно повлиять на конечные цифры в отчете, — передача отделов или сотрудников между компаниями. В такой ситуации следует убирать человека (или подразделение) из документа только в следующий период. Внесение производится аналогичным образом. Следующим моментом, который также заслуживает внимания, является ошибка. Если она была допущена и своевременно обнаружена, потребуется внести изменения и в тот отчет, в котором проблема возникла, и во все последующие, где фигурировали цифры из неправильного документа.

Списочная численность

В данную категорию входят абсолютно все сотрудники, вне зависимости от того, на какой срок они были взяты на работу, даже если этот промежуток времени составляет всего один день. Правильно составленная численность - это залог успешной сдачи отчетности без проблем и ошибок. Нужно учитывать и тех рабочих, которые по каким-либо причинам не присутствуют на предприятии в определенный период времени.

Учитывая число людей, которые обязаны входить в отчет, и тех, кто в нем не указывается, проще перечислить именно вторых. Так, не должны фигурировать в документе все, кто не состоит в штате, работает по совместительству или в соответствии с определенным договором, который данное физическое лицо заключило с той или иной государственной организацией. Сотрудники, которые фактически относятся к данной компании, но на данный момент работают на другой фирме, при условии что зарплату по основному месту они не получают, также не учитываются.

Отдельно следует сказать об учащихся. Списочная численность - это документ о тех, кто работает на данный момент, но не о тех, кто проходит подготовку. То есть все потенциальные сотрудники, которые на момент составления отчета обучаются, стажируются или другим образом получают нужный опыт, в отчет не вносятся. Как только они полноценно и официально будут приняты на работу, вот только тогда отметка о них появится в соответствующем документе. И последняя группа людей, которую не нужно отражать в отчете, — уволившиеся. Независимо от того, каким образом это произошло, с даты прекращения работы бывший сотрудник автоматически убирается из списка.

Среднесписочная численность

Этот показатель несколько отличается от всего, указанного выше. Средняя списочная численность работников используется для того, чтобы вычислить производительность труда, среднюю заработную плату, текучку, постоянство, коэффициент оборота и тому подобное. Все это сделать при помощи стандартной численности не представляется возможным, так как она берется в расчете за конкретную дату. В данном случае расчет производится за определенный период.

Далее рассмотрим, как определяется средняя списочная численность. Формула тут относительно простая, но ее нужно понять. Итак, первое что нужно — правильно определить количество дней. Их будет 30 или 31, в зависимости от месяца (в варианте февраля — 29 или 28). Обязательно нужно включать в расчет любые праздничные и выходные дни. Теперь берем количество работников и делим его на полученное в предыдущем пункте число. Важно учитывать, что количество сотрудников в выходные дни будет идентичным той же численности за предыдущий рабочий день. К примеру, в пятницу было 30 работников. В качестве расчета за субботу тоже нужно брать те же 30 человек. Аналогичная ситуация будет и в том случае, если выходных дней 2 и больше. То есть в воскресенье тоже будет 30 рабочих. Очень важно правильно выбрать всех тех сотрудников, которые включаются в этот перечень, так как они отличаются от того, что требует указывать обычная списочная численность. Это требует особого внимания, ведь на данном этапе и возникает большая часть ошибок.

Сотрудники в среднесписочной численности

Не входят в перечень такие работники, которые находятся в декрете или отпуске по усыновлению ребенка. Дополнительный отпуск по уходу за малышом также не учитывается. Если сотрудник был командирован на стройку, монтаж, выполнение наладочных работ или уборку урожая, вне зависимости от того, платят ли ему за это деньги по основному месту службы, то он также не должен фигурировать в этом списке. Следует помнить, что его нужно включать в перечень тому предприятию, куда он был отправлен. Ещё одной категорией работников, которые также не должны фигурировать в списке, являются инвалиды ВОВ. Отдельно следует сказать о тех сотрудниках, которые работают не на полную ставку. Их нужно рассчитывать именно по тому времени, которое было отработано фактически. Но вот те, кто работает по полной программе, но при этом выполняют свои обязанности на дому, все равно вписываются как полноценные единицы.

Ещё более оригинальным образом вычисляется количество сотрудников, которые трудятся по договору с государством. При такой ситуации важно точно и правильно определить, какова будет их средняя списочная численность. Формула в этом случае будет такова: ФЗ/СЗП=ССЧ. Где СЗП — это средняя заработная плата одного сотрудника. ФЗ — фонд заработной платы всех лиц, занятых по договору с государственными органами. А ССЧ — среднесписочная численность. То есть, если в общем все такие работники получили 100 000 рублей, а заработная плата одного сотрудника составляет 20 000 рублей, то число будет равно 100000/20000=5. И неважно, что на самом деле их трудилось 10 или 2.

Категории

Все сотрудники компании разделяются на две основные группы по типу занятости. Это ещё один важный параметр, который требуется для того, чтобы правильно произвести расчет списочной численности. Одной категорией являются рабочие, а другой — служащие. Первых в разы больше, чем вторых. Так что есть смысл указать именно тех, которых меньше, а все остальные автоматически будут попадать в категорию рабочих. Так, к служащим относятся все руководители (как всего предприятия, так и отдельных его подразделений). Сюда же попадают главные бухгалтера, инженеры, экономисты, редакторы, научные сотрудники, электрики и так далее. Это лица, подпадающие под код категории 1 (все служащие также делятся дополнительно на 3 группы по кодам). Обычные инженеры, бухгалтера, механики, техники и так далее уже идут под кодом 2, а секретари, табельщики, учетчики и тому подобные лица — 3 категория. Все указанные данные нужны для того, чтобы правильно была оформлена списочная численность работников предприятия. Это не настолько важный элемент, однако при неверном заполнении также будет считаться ошибкой.

Оформление и увольнение

Помимо всех прочих параметров, в отчете подразумевается разделение по показателям прибытия и убытия. То есть приема на работу и увольнения с нее. При этом учитываются они несколько разным образом. Если прибытие расписывается по тому источнику, откуда появился новый сотрудник, то убытие определяется по типу увольнения. Только точно понимая данный момент, можно правильно оформить отчет и определить численность работников списочного состава. Это может показаться достаточно сложным, но для простоты восприятия ниже приведем условную таблицу.

Нужно понимать, что и тут есть определенные исключения, которые также должны учитываться. Без них не получится правильная списочная численность работников. Это, в свою очередь, может привести к появлению ошибок, штрафам и так далее. Так, все лица, которые ранее были заняты в неосновной деятельности, а потом были переведены на основную, в данный перечень как вновь прибывшие не включаются. А вот те, кто раньше были служащим, а потом стали рабочими, указываются в отдельной графе. Аналогичная ситуация и с убытием. Кроме того, нужно учитывать, что все прогулы, даже ещё не уволенного работника, также указываются в специальном пункте.

Явочная и списочная численность

Эти показатели достаточно сильно отличаются друг от друга. Важно не путать их и при расчете пользоваться только правильными показателями. Так, списочная численность работников - это, как уже было сказано выше, количество сотрудников, занятых в тех или иных сферах деятельности компании за определенный период. Есть исключения, которые сюда не входят, но их не так много. А вот под явочной численностью подразумевают то количество рабочих, которые обязаны присутствовать на своем месте ежедневно, на протяжении соответствующего периода времени. Естественно, без учета выходных или праздников. То есть, если по списочной численности может быть 100 сотрудников, то по явочной их будет всего 20, так как все остальные могут работать на дому, привлекаться на определенное время или на неполный день и так далее.

Итоги

Все перечисленное выше поможет составить статистический отчет максимально правильно и эффективно. Как правило, на большинстве предприятий все процессы давно отработаны и движения рабочих, которые могли бы вызывать затруднения при оформлении документа, также уже привычны. В любом случае, если есть спорный вопрос или возникает ситуация, ранее не встречавшаяся, лучше всего заранее изучить проблему и уточнить данные, чем сделать ошибку.

Одним из отчётов, который руководитель предприятия обязан подавать в ИФНС, являются данные о среднесписочной численности своих работников. Это статистическая информация, которая оформляется на бланке КНД 1110018 и отправляется в налоговые органы ежегодно до 20 января за предыдущий год работы. Этот показатель важен для подтверждения возможности юридического лица или ИП пользоваться льготным режимом налогообложения, а также для контроля внебюджетными фондами страховых выплат работодателей.

Данные о среднесписочной численности подаются всеми организациями и предпринимателями, независимо от применяемого налогового режима, за исключением ИП без работников, которые с 2014 года от этой обязанности освобождены. Также сдают статистическую информацию предприятия:

• отработавшие неполный год;
• вновь созданные или реорганизованные (срок – до 20 числа месяца, следующего за месяцем создания фирмы);
• закрывающиеся (данные на дату ликвидации организации).

Рассмотрим, что же такое среднесписочная численность, и как её правильно рассчитать.

Учёт работников для включения в среднесписочную численность

В среднесписочную численность включаются все работники фирмы, выполняющие постоянную или временную работу по трудовому контракту, кроме следующих категорий сотрудников:

• внешних совместителей;
• лиц, нанятых по гражданско-правовому договору;
• переведённых на работу в другую страну;
• перешедших в другую организацию по переводу;
• учеников и стажёров, трудящихся на предприятии по ученическому договору и получающих стипендию;
• работников, находящихся в учебном отпуске за свой счёт;
• студентов, учащихся с отрывом от производства по направлению и со стипендией от предприятия;
• «декретниц»;
• владельцев предприятия, если они не являются наёмными сотрудниками на своей фирме и, соответственно, не получают на ней зарплату;
• работников, написавших заявление по собственному желанию и переставших являться на работу, не дожидаясь увольнения.

Сотрудники, командированные, находящиеся на больничном, в отгуле или отпуске в расчёте среднесписочной численности учитываются.

Если данные подаются в ФСС и ПФР (по формам отчётности РСВ-1 и ФСС-4), в расчёт необходимо включать и тех, кто работает по совместительству и договорам подряда.

Данные о количестве персонала берутся на основе табеля или другой формы учёта рабочего времени на предприятии за каждый день. При этом в расчёт включаются все календарные дни. Число работников в выходные и праздники устанавливается по предшествующему рабочему дню.

Формула расчёта

Для расчёта среднесписочной численности работников необходимо определить календарный фонд рабочего времени за определённый период, или как его ещё называют - человеко-дни. Для этого суммируется ежедневное количество всех работников, которые учитываются в показателях, за весь месяц. Затем сумма делится на количество дней в месяце, в итоге получается средняя величина.

Таким образом, формула расчёта среднесписочной численности работников предприятия за месяц выглядит как:

ССЧ = сумма человеко-дней за месяц / количество дней в месяце

Ежемесячная ССЧ берётся за основу расчёта показателя за определённый период. Как правило, предпринимателям требуется отчёт по численности поквартально (для предоставления во внебюджетные фонды) и за год – в налоговые органы.

В этом случае среднесписочная численность рассчитывается по формуле простой средней арифметической: показатель ССЧ за каждый месяц рассматриваемого периода делится на число месяцев в этом периоде (3 – квартал, 6 – полугодие, 9 – за 9 месяцев, 12 – год).

Полученное число, если оно не целое, округляется по математическим правилам (5 десятых и более после запятой – в большую сторону, менее 5 десятых – в меньшую).

Рассмотрим расчёт среднесписочной численности на примере. В организации на начало года числилось 205 сотрудников. 6 января на работу поступили 15 новых работников, а 16 января 5 из них уволились. 29 января работодатель принял еще 10 человек. Определим средний показатель ССЧ при таких исходных данных:

ССЧ = 205 * 5 + (205 + 15) * 10 + (220 – 5) * 13 + (215 + 10) * 3 / 31 = 216

Таким образом, среднее число занятых на предприятии работников в январе составило 216 человек, несмотря на постоянные колебания реального количества персонала в пределах 205 – 225 сотрудников.

Аналогично расчёт производится и за другие периоды. Допустим, ССЧ за февраль получилась 223 человека и 218 за март, тогда за первый квартал показатель определяется как:

ССЧ = 216 + 223 + 218 / 3 = 219.

Если в организации отсутствуют наёмные работники, кроме директора, применять формулы нет необходимости: ССЧ всегда будет 1.

Приведённые примеры касаются тех предприятий, на которых весь персонал трудится полный рабочий день. Сотрудники с сокращённым рабочим днём или неполной ставкой учитываются отдельно. К примеру, если есть 2 человека, которые работают по 4 часа ежедневно, то их принимают за 1 рабочую единицу. Когда график работы нестабилен, таких сотрудников включают в расчёт пропорционально фактически отработанному ими времени. В таких случаях за основу формулы берут не человеко-дни, а человеко-часы. Сумму отработанных человеко-часов делят на число дней и продолжительность рабочего дня в часах.

На какие нюансы ещё следует обратить внимание при расчётах?

Стандартной ситуацией вычисления ССЧ является подача отчёта за предшествующий год деятельности организации. Так, до 20 января 2015 года предприятия и предприниматели подают расчёт среднесписочной численности, которая у них была в 2014 году, в период с 1 января по 31 декабря включительно.

Однако организация могла работать и неполный год. В таком случае человеко-дни за все месяцы фактической деятельности фирмы всё равно делятся на 12, то есть на полное число месяцев в году.

Аналогичный подход применяется для организаций, которые отработали месяц не полностью. Численность работников за каждый отработанный день суммируется и делится на календарную длительность этого месяца. Если организация временно приостановила свою деятельность, это не освобождает её от обязанности подавать сведения по среднесписочной численности, которая рассчитывается по общим правилам.

Отдельный случай – создание фирмы в результате перерегистрации, ликвидации, на основе обособленного подразделения и т. д. Расчёт ССЧ в таких ситуациях производится не с момента начала функционирования новой организации, а с учётом данных предприятия-предшественника.

Как видно, определить среднюю численность сотрудников организации не составляет труда. Предприятия, использующие автоматизированные системы учёта персонала, как правило, имеют в своем распоряжении и программные средства, рассчитывающие показатель ССЧ самостоятельно.